Мастерство завершения официального письма: практические советы с примерами концовок

Даже сегодня, когда мы переписываемся по электронной почте, официальное письмо всё ещё имеет место, и знание того, как правильно составить и закончить его, сослужит вам хорошую службу во многих сферах жизни и карьеры.

В течение жизни у вас будет немало поводов для написания официальных писем. К ним относятся:

• благодарственные письма;
• сопроводительные письма;
• письма о трудоустройстве;
• заявления об уходе;
• письма о финансовой помощи;
• письма-заказы;
• письма-рекламации и др.

Правильно написанное письмо может значительно облегчить достижение цели, к которой вы стремитесь. Кроме того, оно покажет ваше умение внятно излагать свои мысли, ваш профессионализм и вежливость.

Хотя основная часть письма очень важна, поскольку в ней содержится вся ключевая информация, которую вы хотите донести до получателя, заключительный абзац не менее важен. Это ваш последний шанс оставить о себе хорошее впечатление и побудить к дальнейшим действиям.

Заключительный абзац — это, по сути, несколько слов в завершении письма. Правильно законченное письмо свидетельствует о вашем профессионализме, признательности и уважении к человеку, который его читает.

Прежде всего вам нужно, чтобы собеседник положительно отнёсся к изложенному и к вам. Кроме того, вам также необходимо, чтобы у него появилось желание узнать больше информации, а в случае, например, с сопроводительным письмом о приёме на работу — желание встретиться с вами, чтобы обсудить дальнейшие вопросы.

Преимущества правильно составленного окончания письма

Концовка письма важнее, чем его начало, во многих отношениях. К концу письма человек, скорее всего, уже забудет начало, но запомнит его окончание (Помните правило Штирлица: "Запоминается последняя фраза"?).

Концовка — это, по сути, ваше последнее слово и последний шанс донести свою точку зрения. Она позволяет вам ещё раз подчеркнуть свой энтузиазм и заинтересованность, а также побудить собеседника к продолжению разговора.

Неправильное окончание может дать понять, что вы не заинтересованы в дальнейшем обсуждении, и может привести к разрыву профессиональных отношений.

Что нужно учесть при написании концовки

При написании концовки письма необходимо учитывать кое-какие моменты. Будьте вежливы, профессиональны, кратко изложите свою цель и оставьте возможность связаться с вами.

• Вежливость. Даже если вы пишете письмо, которое вам не хотелось бы писать, или обращаетесь к человеку, который вам неприятен, всегда важно оставаться вежливым. Если вы будете грубы хотя бы раз, о вас может создаться именно такая репутация.
• Профессионализм. При написании официального письма всегда оставайтесь профессионалом, даже если адресат — человек, которого вы хорошо знаете. Если вы находитесь в профессиональной обстановке, сохраняйте формальность в заключительной части письма.
• Резюмируйте свою цель. К концу письма адресат может забыть о некоторых важных моментах, которые вы затронули в самом начале. Сделайте краткое изложение этих пунктов.
• Оставьте открытый финал. Убедитесь, что концовка побуждает адресата к дальнейшим действиям. Вам нужно, чтобы он был готов поговорить или встретиться с вами для дальнейшего обсуждения и чтобы у него был способ сделать это.

Что включить в концовку

При составлении концовки следует учитывать несколько моментов:

1. Призыв к действию

Призыв к действию очень важен, поскольку он описывает, какими вы видите дальнейшие шаги и как собеседник может начать действовать.

Возможно, он не уверен в своих силах, поэтому предложение связаться с вами или продолжить разговор поможет ему двигаться в правильном направлении.

2. Подтвердите свой практический опыт и свою ценность

В зависимости от типа официального документа, который вы пишете, вы, скорее всего, подробно рассказали о своих навыках в основной части письма. И хотя в заключительной части вам не нужно вдаваться в подробности, будет полезно упомянуть о них ещё раз, чтобы подчеркнуть наиболее важные из них.

3. Выразите свою признательность

О чём бы ни было письмо, обычно уместно поблагодарить адресата за то, что он потратил время на прочтение или написание ответа на ваше письмо, и выразить свою признательность.

4. Профессиональная подпись

Даже если ваше письмо адресовано человеку, которого вы хорошо знаете, ваша подпись должна оставаться профессиональной. Чаще всего используется фраза "С уважением".

Концовка письма, когда вы не знакомы с получателем

Адресат не отличает вас от любого другого незнакомца, отправляющего ему письмо. Важно оставаться на профессиональном уровне, потому что здесь нет личных отношений — только деловые.

В этом случае можно использовать разные варианты завершения письма:

• "С уважением, …"
• "Искренне Ваш, …"
• "Примите моё уважение"
• "С почтением, …"